Met de onderstaande hyperlinks surf je naar onderdelen die je hulp bieden bij de volgende tekst.

Klik één keer op de hyperlink en sluit na gebruik de vensters.

 

Beoordelingsformulieren, checklists en schema’s

Openingsvensters en hulpbestanden

Checklist presentatie

Presenteren

Interactief ZCN

Individuele presentatie

Spreekdoelen

Communicatie

Groepspresentatie

Spreekschema

Non-verbale communicatie

 

Hand-out

Tips om je gehoor te vervelen

 

Elke presentatie is een visitekaartje: van jou en/of van het bedrijf of de instelling die jij vertegenwoordigt. Een goede voorbereiding is daarom noodzakelijk. Daarnaast vereist de uitvoering aandacht. Allerlei communicatiezaken spelen daarin een rol.

 

Groepspresentatie

 

Ik schets grote lijnen waarom je moet denken bij het houden van een groepspresentatie. Daarbij stel ik aan de orde:

¡          het doel;

¡          de indeling;

¡          de voorbereiding;

¡          de uitvoering.

 

Presentatiedoel

Als jullie iets presenteren, moeten jullie dat altijd met een bepaald doel doen. Zo kunnen jullie de toehoorders willen:

¡          informeren over iets;                                               Informatief doel.

¡          overtuigen van iets;                                     Persuasief doel.

¡          overhalen tot het ondernemen van een actie. Directief doel.

 

Bepaal altijd eerst het doel en doe dat concreet. Neem dus nooit als doel het informeren over UPC. Dat doel is zo breed, dat jullie erin verzuipen. Geef nauwkeurig aan over welk onderdeel of welke onderdelen van UPC jullie je toehoorders willen informeren. Laat bovendien alles wat jullie doen, met de realisering daarvan te maken hebben

 

Indeling presentatie

Een presentatie bestaat uit drie onderdelen:

<       de inleiding;

<       de kern;

<       het slot.

 

Inleiding

In de inleiding moeten jullie in elk geval de volgende onderdelen aan bod laten komen:

<       het voorstellen;
Wie zijn jullie? Het gaat er dan natuurlijk niet alleen om, dat je Dolf de Vries heet, maar vooral ook wat jouw functie is.

<       de aanleiding van je presentatie;
Wat maakt nu dat jullie de toehoorders zo graag iets wil vertellen?

<       het thema;
Waarover gaat het in de presentatie?

<       het doel;
Waarom willen jullie zo nodig iets aan de toehoorders vertellen?

<       de bouw;
Wat zullen de toehoorders achtereenvolgens van jullie te horen krijgen?
Door dat te vertellen, bereiden jullie hen voor op wat er komt. Ze worden dan niet overvallen, waardoor ze al luisterend gemakkelijk het spoor bijster kunnen raken.

<       de duur.
Deel de toehoorders mee, hoe lang jullie presentatie naar verwachting duurt.

 

Opmerkingen

Jullie beginnen de presentatie met de inleiding. Daarmee vestigen jullie dus de eerste indruk. Jullie kunnen maar één keer een eerste indruk vestigen. Als die positief is, zullen de luisteraars jullie gaan volgen. Als dat niet het geval is, haken ze meteen al af. Probeer dus de inleiding in een interessante vorm te gieten.

 

Absoluut fout

Dodelijk is een inleiding waarin de spreker achtereenvolgens zegt:

¡          De aanleiding is …

¡          Mijn thema is …

¡          Het doel van mijn presentatie is …

¡          Enz.

Goed

Stel je voor dat jullie een presentatie over de fietsenfabriek Batavus moeten houden. Dan zouden jullie met vragen aan de toehoorders kunnen beginnen om hun interesse te wekken. Spreek de toehoorders direct aan:

<       Wie van u fietst er op een Batavus?

<       Heeft u er enig idee van hoeveel fietsen Batavus per jaar produceert?

<       Weet u wel hoeveel modellen er zijn?

 

Jullie kunt er donder op zeggen, dat de toehoorders geen antwoorden op de laatste twee vragen weten. Jullie maken ze dus nieuwsgierig. Dan kunnen jullie verder gaan met bv. de mededelingen:

 

In het komende kwartier (duur) ga ik u belangrijke informatie geven over Nederlands bekendste fietsfabrikant (thema). Ik zal u laten zien, waardoor Batavus zo groot is geworden en hoe het komt dat Batavusfietsen in brede kringen gewaardeerd worden (doel). Enz.

 

Kern

Wat jullie in de inleiding aankondigden, gaan jullie uitwerken in de kern. Jullie doen dat in hapklare, aantrekkelijke brokken.

 

Informatieverdunning

In elke presentatie moeten jullie informatie verstrekken. Het is echter fout zoveel mogelijk informatie in korte tijd te stoppen. Jullie toehoorders kunnen al die informatie niet onthouden. Selecteer de informatie dus. Geef weer wat belangrijk en aantrekkelijk is en doe aan “informatieverdunning”.

 

Daarbij staan jullie diverse hulpmiddelen ter beschikking:

<       geef “tussenkopjes”;

<       sluit delen duidelijk af met een samenvatting of (tussen)conclusie;

<       wijs op wat gaat volgen;

<       vermeld wat de verbanden tussen je stukjes zijn;

<       herhaal informatie en gebruik daarbij andere woorden;

<       geef duidelijk herkenbare voorbeelden;

<       laat met hulpmiddelen zaken zien;
Wat mensen zien, onthouden ze vaak beter dan wat ze horen! Maak gebruik van:

o          afbeeldingen;

o          statistieken;

o          diagrammen;

o          enz.

 

Slot

In het slot maken jullie gebruik van de volgende onderdelen:

<       samenvatting;

<       conclusie(s);

<       andere uitspraken;

<       gelegenheid geven tot vragen stellen;

<       bedanken voor de aandacht.

 


Voorbereiding presentatie

Het zal jullie duidelijk zijn, dat je een presentatie niet zomaar houdt. Die moeten jullie gedegen voorbereiden. Hoe moeten jullie dat doen?

 

Spreekschema

Natuurlijk hebben jullie informatie verzameld. Die moeten jullie gaan ordenen. Daarbij gaan jullie vragen als de volgende beantwoorden:

¡          wat hoort er bij de inleiding?

¡          Wat moet er in het slot?

¡          hoe moeten wij de kern indelen?.

Vervolgens stellen jullie een spreekschema op. Daarin zetten jullie in trefwoorden, wat jullie willen gaan zeggen en doen. Ook zorgen jullie ervoor, dat jullie weten wanneer jullie gebruik moet gaan maken van hulpmiddelen. Zet dat allemaal in het spreekschema.

 

Zo’n schema mogen jullie bij je presentatie onopvallend gebruiken. Dat is handig in het geval je de draad even kwijt bent.

 

Uitvoering

Als jullie heel de presentatie voorbereid hebben, moeten jullie je nog voorbereiden op de uitvoering. Daarbij gaat het om iedereen die meedoet aan de groepspresentatie. Let op zaken als de volgende.

 

<       het uiterlijk
Natuurlijk zorgen jullie ervoor dat jullie er “smakelijk” uitzien: goed gewassen,  verzorgde haren, schoongemaakte nagels, enz. Nu de kleding nog. Wat moeten jullie aantrekken? Bij een groepspresentatie moeten jullie duidelijk laten zien, dat het om een groep gaat. Maak dus afspraken om tot uniformiteit te komen.

Verder is het duidelijk dat jullie rekening moeten houden met de rol die jullie spelen. Als jullie een bedrijfspresentatie moeten houden, zullen jullie moeten weten hoe bedrijfsvertegenwoordigers dat in het echt doen: pak, stropdas, schoenen en geen Nikes of Adidassen. Jullie moeten er rekening mee houden, dat de toehoorders dat van jullie verwachten. Als jullie niet aan de verwachtingen voldoen, worden jullie niet serieus genomen en ligt jullie presentatie al in duigen, nog voor jullie begonnen zijn.

<       de groepsleden
Bij een groepspresentatie moet elk groepslid sprekend aanwezig zijn. Je hebt in het schema al bepaald, wie wat wanneer gaat zeggen. Weten jullie nu ook al, wat degenen moeten doen die even niets hoeven te zeggen? Moeten ze voor joker blijven staan, of moeten ze ergens gaan zitten? Zie je andere, misschien betere oplossingen? Maak daarover afspraken. Dat hoort bij een goede voorbereiding.

<       de hulpmiddelen
Jullie zijn verplicht gebruik te maken van audio-visuele hulpmiddelen. Dat kunnen jullie zo ingewikkeld en gemakkelijk mogelijk maken als jullie zelf willen. Denk erom, het ingewikkeldste is lang niet altijd het beste.

Hulpmiddelen hebben vaak de neiging op het verkeerde moment kapot te zijn. Daarom hoort bij een goede voorbereiding het op tijd testen van het materiaal. Denk er trouwens ook om, dat jullie die hulpmiddelen vaak moet boeken. Doe dat op tijd, anders vis je achter het net.

<       de ontvangst
Natuurlijk kunnen jullie je toehoorders vrij binnen laten stromen in de ontvangstruimte, maar misschien wekken jullie al vooraf positieve gevoelens op door de gasten bij de deur te ontvangen.


<       de ruimte
Een rommelige ruimte waarin iedereen zijn stoel maar naar een goede plek moet slepen, werkt niet in het voordeel. Hoe kunnen jullie de ruimte zo inrichten, dat er een positief gevoel ontstaat? Hebben jullie overigens ook rekening gehouden met mensen die misschien niet zo goed kunnen horen, of toehoorders die in een rolstoel komen?

<       materiaal
Veel presentatoren hebben er behoefte aan hun toehoorders van materiaal te voorzien. Dat is een goede zaak. Deel dat materiaal alleen nooit uit tijdens je presentatie, want dan gaat iedereen erin zitten kijken en zijn jullie de aandacht mooi kwijt! Zorg ervoor dat jullie het materiaal dat jullie aan het einde van je presentatie willen uitdelen, klaar ligt.

<       de toneelspeler
Als je presenteert, speel je een rol. Daarin moet jij je inleven en die rol moet je met verve spelen. Het is bekend dat jij je doel niet zozeer bereikt met wat je zegt, maar door je persoonlijke presentatie. Daaronder verstaan ik niet alleen de kleedcode, waar ik eerder over schreef, maar vooral je non-verbale communicatie. Let op de volgende punten:

o          je houding
Zorg ervoor niet als een houten Klaas voor je gehoor te staan. Wees levendig, zonder afleidend te zijn. Gebruik bv. je handen om uitspraken te onderstrepen.

o          je gezicht
Je gezicht toont veel van wat je denkt en voelt. Zorg ervoor dat je er staat met positieve gevoelens. Wees door een goede voorbereiding overtuigd van jezelf. Straal dat uit. Met name de ogen, de spiegels van je ziel, spelen daarin een belangrijke rol.

o          je stem
Als jij je toehoorders in slaap wilt wiegen, maat je ervoor zorgen op één toon te spreken. Wij zijn toehoorders voor zich wil winnen, varieert in stemgedrag. Hij gebruikt hoog en laag, vlug en langzaam, hard en zacht.

 

Nog even dit

 

Wat hiervoor over een (groeps)presentatie staat is veel, heel veel. Dat beheers je niet zomaar, daarvoor moet je oefenen. Doe dat dan ook. Spreek met je groepsleden data en plaatsen af en voer uit, wat jullie je voornamen. Geef opbouwende kritiek op elkaars presentaties en herhaal je oefeningen om je presentatiefouten eruit te halen. Neem, als je in de gelegenheid bent, je oefeningen op op video en bekijk en beluister eens kritisch wat je deed. Dan kom je fouten tegen die je in je oefeningen kunt herstellen. Wedden dat je dan zelf jouw beste leermeester bent!

 

Bij je presentatie is het absoluut verboden:

<       een tekst van papier op te lezen;

<       een tekst uit je hoofd te leren en die tekst op te dreunen.

 

Bij je presentatie ben je verplicht:

<       los van het papier te spreken;
Je spreekschema mag slechts als hulpmiddel voor je liggen.

<       gebruik te maken van audio-visuele hulpmiddelen;

<       elk groepslid aan het woord te laten komen.