Met de onderstaande hyperlinks surf je naar onderdelen die je hulp bieden bij de volgende tekst.

Klik één keer op de hyperlink en sluit na gebruik de vensters.

 

Beoordelingsformulieren, checklists en schema’s

Openingsvensters en hulpbestanden

Voorzitter

Deelnemer

Vergaderen

Interactief ZCN

Notulen

Convocatie en agenda

 

 

 

(Voorbeeld) notulen

 

Opmerking:  een voorbeeld van de notulen vind je aan het einde van dit stuk!

 

1.        De notulen moeten:

·           m.b.v. een tekstverwerker gemaakt zijn;

·           taalkundig en vormtechnisch correct zijn.

·           gedetailleerd en concreet zijn.

2.        Als er in de vergadering vastgesteld wordt, dat vergaderleden acties moeten ondernemen, wordt er aan de notulen een actielijst toegevoegd. Daarin wordt nauwkeurig aangegeven wie wat moet doen en wanneer het werk klaar moet zijn. Zo’n actielijst kun je maken m.b.v. Excel of de tabelfunctie van Word.

3.        Als er in de vergadering besluiten genomen worden, wordt er aan de notulen een besluitenlijst toegevoegd. Daarin wordt concreet en gedetailleerd vermeld, wat het besluit is. Zo’n besluitenlijst kun je maken m.b.v. Excel of de tabelfunctie van Word.

4.        Welkom en opening
Gebruik in de notulen de standaardformulering.

5.        Vaststellen agendapunten
Gebruik in de notulen de standaardformulering.

6.        Notulen vergadering van …
Gebruik in de notulen de standaardformulering.

Zijn er wijzigingen, dan liggen die:
-    op het tekstuele vlak (taal!);
Je geeft in de notulen dan nauwkeurig aan, wat veranderd moet worden in wat.
-    op het inhoudelijke vlak.
Je geeft dan aan welke passage(s) herschreven moet(en) worden en je noteert wat daarvoor in de plaats moet komen.

7.        Ingekomen stukken
Je noteert nauwkeurig welke stukken er genoemd worden en wat ervan wordt gezegd, of wat ermee gedaan moet worden.

8.        Mededelingen
Je noteert nauwkeurig wie welke mededelingen doet en wat de vergaderingen daarmee doet.

9.        Protocol
Geef precies aan welk groepslid er aan de orde wordt gesteld. Deel ook mee wie dat doet en wat de reden ervan is. Geef de bespreking van het groepslid weer en vergeet niet het besluit dat over de desbetreffende leerling genomen wordt, te notuleren.

10.    Archief
Vermeld nauwkeurig wat er nog niet in orde is. Geef ook aan hoe dat komt. Notuleer vervolgens de besluiten die genomen zijn.

11.    Vergaderpunten
In het voorgesprek heeft de voorzitter de notulist geïnstrueerd over wat hij bij elk vergaderpunt moet notuleren. Bij twijfel heeft de notulist het recht de voorzitter te bevragen.

Doorgaans vermeld de notulist hoe de discussie verliep, wie er wat zei en welke besluiten er genomen werden. De notulist noteert ook welke acties er ondernomen moeten worden door wie, en wanneer die voltooid moeten zijn.

12.    W.v.t.t.k.
-    Noteer de punten;
-    Vermeld bij elk punt wat daarbij besloten wordt.

13.    Rondvraag
Vermeld wat er gezegd wordt door wie en wat de reactie van de voorzitter daarop is.

14.    Sluiting
Gebruik in de notulen de standaardformulering.

 

 

Op de volgende pagina staat een voorbeeld van notulen.


Voorbeeld notulen

 

Vergadering van    :      6 januari 2005                                                            Voorzitter     :          Mieke van Amerongen

Plaats                     :      ROC FP, Leeuwarden, lokaal 191                             Notulist           :          Danny Laaksma

Aanvangstijd          :      14.00 uur                                                                   Archivaris      :          Hoite Spoelstra

Afwezig m.k.          :      Emmo Bijlstra

Afwezig z.k.          :      Karel te Laat

 

 


1.        Welkom en opening
De voorzitter heet de aanwezigen hartelijk welkom en opent de vergadering om 14.00 uur.

2.        Vaststellen agendapunten
De vergadering stelt de agenda ongewijzigd vast.

3.        Notulen vergadering van …. (datum vorige vergadering)

-    Tekstueel
Dolf Jansen wijst erop, dat op pagina 1 op regel 3 het woord “niet” is weggevallen, waardoor de zin een andere betekenis krijgt dan bedoeld is. De vergadering is het met hem eens. De notulist voegt alsnog het woord “niet” toe.

-    Inhoudelijk
Tessa van Dijk wijst erop, dat onder punt 6 verzuimd is te vermelden, dat de Jan Kruit een waarschuwing krijgt, omdat hij zonder kennisgeving afwezig was.
Daarna worden de notulen vastgesteld en door de voorzitter ondertekend.
De voorzitter dankt de notulist voor zijn werk.

4.        Ingekomen stukken
Er is een uitnodiging gekomen tot het bijwonen van de opening van het ICT-bedrijf WAP.COM. De opening vindt plaats op …. (datum + tijd). De voorzitter zal onze tutorgroep daar vertegenwoordigen.

5.        Mededelingen
Emmo Bijlstra is m.k. afwezig. Hij kreeg van de directeur vrij om het 25-jarig huwelijk van zijn ouders te vieren.

6.        PGO-protocol
De vergadering is van mening dat iedereen goed functioneert, waardoor het werk goed vordert. Iedereen roemt de positieve sfeer in de tutorgroep.

7.        Archief
De archivaris verklaart dat het werk van Frans de Boer en Marian Webermann nog niet is ingeleverd en daarom niet kon worden gearchiveerd. De voorzitter vraagt hen om een verklaring. Beide zeggen geen tijd te hebben gehad om het werk te maken. Daarop deelt de voorzitter mee, dat het werk de volgende dag bij de archivaris ingeleverd moet zijn. Als dat niet gebeurt, krijgen zij op de volgende vergadering een officiële waarschuwing.

8.       

OPMERKING

Werk met het stappenplan dat  geldt voor de PGL-taken die aan de orde zijn!

 
1e vergaderpunt (geef weer wat op de agenda staat!)
Geef in het kort weer:
-    de inleiding van de voorzitter;
-    het doel dat hij noemt;
-    de meningen van de leden;
-    de conclusie van de voorzitter;
-    het besluit of de besluiten.
Opmerking:
Volg dit model ook bij de andere variabele vergaderpunten.

 


9.        W.v.t.t.k.
Alie Cruqius wijst de voorzitter erop, dat de volgende vergadering op 5 december a.s. is. Zij vraagt de voorzitter die vergadering een feestelijk tintje te geven. De voorzitter zegt toe voor een verrassing te zorgen.

10.    Rondvraag
Ineke Brok wil weten wanneer het programma Visio geïnstalleerd wordt. De voorzitter zegt toe daar navraag naar te doen. Hij verwacht haar op de volgende vergadering antwoord te kunnen geven.

11.    Sluiting
De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun inbreng. Hij deelt mee dat de volgende vergadering plaatsvindt:
-      datum :    …..
-      tijd      :    ….. uur
-      plaats :    …..
Daarna sluit hij de vergadering om …. uur.