Gratis voorbeeldmateriaal Effectief agendabeheer

13 oktober 2015

Om de docenten, die nog geen gebruiker zijn van Secretarieel.info, extra te interesseren voor deze methode zal Edu’Actief de komende maanden regelmatig losse sneak preview opdrachten aanbieden. Deze keer is dat een van de vele opdrachten uit de module Effectief agenda beheer.



Uit de module Effectief agendabeheer

Opdracht Afspraken vastleggen (Groepsopdracht)

Deze opdracht doe je met een medestudent.

Fletcher heeft verschillende hotels in Nederland en zelfs daarbuiten. Elk hotel heeft een eigen manager. Dit zijn de namen van de managers en hun steeds terugkerende afspraken.

Bekijk hier de afbeelding 'Managers en hun afspraken'

  1. Spreek met elkaar af wie de agenda bijhoudt en voor welke manager. Gebruik voor iedere manager een ander e-mailadres

    Naam manager Agenda wordt bijgehouden door       E-mailadres student   
    Roy van Zwienen  
    Anna Sanchez  
    Marian Eerdmans  
    Simon Zwartkruid   

  2. Zet de terugkerende afspraken voor ‘jouw’ manager in de digitale agenda. Maak een printscreen van het weekoverzicht.

    Let op: doe dit dus alleen voor ‘jouw’ manager!

    De managers hebben ook eenmalige afspraken. Hierna zie je de afspraken voor de komende week. De werktijden van de managers zijn van 09.00 tot 18.00 uur.

    Bekijk hier de afbeelding 'rooster managers'

  3. Zet de eenmalige afspraken van jouw manager in de digitale agenda. Maak een printscreen van het weekoverzicht.
  4. De managers hebben elke dag van 12.00 tot 12.30 uur lunchpauze. Zet bij elke werkdag de lunchpauze van ‘jouw’ manager in de digitale agenda. Maak een printscreen van het weekoverzicht.

    Je hebt de vraag gekregen om een datum te zoeken voor een overleg met de managers van de Fletcher-hotels in de regio. De afspraak duurt twee uur en moet volgende week worden gehouden. Houd er rekening mee dat je manager een reistijd heeft van dertig minuten enkele reis.

  5. Hoeveel tijd moet je manager beschikbaar hebben om naar deze vergadering te kunnen gaan?
  6. Wanneer past deze vergadering in de agenda van je manager? Kijk in de agenda en noteer alle mogelijkheden in het schema.

    Manager           Dag         Tijdstip           
       
       
       

    Jij en je medestudenten moeten een vergadering plannen. Eén student vult hiervoor de datumprikker (of een andere tool voor het online maken van afspraken) in. Als de datumprikker (www.datumprikker.nl) is aangemaakt, ontvang je een e-mail.

  7. Spreek af wie de datumprikker klaarzet.
    • Ben je degene die de datumprikker klaarzet, maak deze dan aan.
    • Ben je degene die de data ontvangt, klik dan op de link van de e-mail en geef per genoemde datum aan of je manager de vergadering kan bijwonen.

    Als iedere student de data heeft ingevuld, krijgt degene die de datumprikker heeft aangemaakt een e-mail van datumprikker.nl

  8. Ben je degene die de datumprikker heeft klaargezet, kies dan de best passende datum. Je medestudenten ontvangen, als het goed is, een melding van de gekozen datum.
  9. Leg deze datum vast in de agenda van je manager. Vergeet daarbij niet de reistijd te noteren. 
  10. Laat samen met je medestudent zien wat jullie hebben gedaan en hoe jullie dit hebben aangepakt.
  11. Noteer voor jezelf in maximaal 300 woorden wat je makkelijk vond en wat je moeilijk vond.

    Je hebt een e-mail ontvangen van je collega, de teamleider van de afdeling Reserveringen. Er zijn wat problemen. De teamleider wil graag met je manager in gesprek over deze problemen. Je manager vindt dat een goed plan. Je manager verwacht dat de afspraak ongeveer anderhalf uur zal duren.

  12. Zoek een geschikt moment in de agenda om deze afspraak te plannen. Houd er rekening mee dat de afspraak volgende week in de middag moet plaatsvinden. Maak een printscreen van je agenda en geef daarop aan op welke twee momenten je de afspraak kunt inplannen.
  13. Welk tijdstip zou jij kiezen voor deze afspraak? Leg je antwoord uit.
Ga naar Secretarieel.info