Voorbeeldmateriaal uit de module Notuleren en Regelen en organiseren van vergaderingen

08 september 2015

Bent u benieuwd naar het eerste materiaal van Secretarieel.info? De komende maanden bieden we regelmatig losse opdrachten aan om u alvast kennis te laten maken met het materiaal. Vandaag hebben we voorbeeldmateriaal uit de module ‘Notuleren’ en de module ‘Regelen en organiseren van vergaderingen’. 

Let op: Secretarieel.info is een digitale methode en wordt aangeboden in het leerplatform 24boost. Gaat u met Secretarieel.info werken dan vindt u het materiaal uiteraard in het digitale leerplatform. 

Opdracht Notuleeroefening Agendapunt rookpauzes 
In deze opdracht ga je notuleren voor een werkoverleg waarbij het agendapunt ‘Rookpauzes’ besproken wordt. Het heeft de voorkeur dat je de notulen digitaal uitwerkt. Zorg dat je de spullen klaar hebt staan voordat je de vergaderfilm gaat bekijken. Bekijk de vergadering en begin met notuleren.

a. Wel doel heeft het vergaderpunt?
b. Welke verslagvorm gebruik je?
c. Vind je dat de voorzitter de vergadering goed leidt, objectief is en iedereen aan de beurt laat komen?
d. Schrijf de notulen en laat deze beoordelen. Misschien kun je ze laten beoordelen door een echte notulist. Lukt dat niet, vraag dan je docent om een beoordeling.
e. Wat waren de verbeterpunten?


Opdracht Dagactiviteiten plannen

Je leidinggevende heeft drukke tijden, veel afspraken, deadlines en achterstallig werk. Je krijgt van je leidinggevende een overzicht met activiteiten voor komende donderdag. Je leidinggevende vraagt je of jij deze activiteiten alvast in de agenda wil plannen voordat deze nog verder vol loopt. De volgende werkzaamheden moeten worden vastgelegd in de agenda:

  • Vergadering met de salarisadministratie van anderhalf uur (start om 10.00 uur).
  • Lisanne Lootsma wil graag ’s middags een halfuurtje praten over de uit te voeren opdracht.
  • Controller wil een gesprek, maar dat kan kort (hooguit een kwartiertje).
  • Afscheidsborrel van een collega om 16.00 uur.
  • Een van de regiomanagers is op kantoor vandaag en is vader geworden. Je leidinggevende heeft nog een cadeautje voor hem en wil hem feliciteren.
  • Tussen 14.30 en 16.00 uur wil je leidinggevende werken aan het afronden van het beleidsplan.

a. Download de agenda en importeer deze in je digitale agenda.
    Let op: bij deze gratis opdracht is de agenda niet te downloaden.
b. Vul de agenda aan met de nieuwe activiteiten. Nodig de personen uit voor een afspraak via een vergaderverzoek. Laat met behulp van een printscreen aan je docent zien hoe je het hebt aangepakt.


Ga naar Secretarieel.info