Een baan op niveau vinden

18 september 2017

Peter Vos is een zeer ervaren trainer bij Management Support, auteur van diverse boeken voor secretaresses en maat bij Sherpas Proyects. In deze eerste column na de zomerperiode gaat hij in op de huidige arbeidsmarkt. Secretaresses met een mbo-diploma krijgen het volgens hem steeds lastiger om 'op niveau' aan de bak te komen. 

 

Jaren geleden werkten veel secretaresses vooral 1-op-1. Dit gaf veel duidelijkheid voor zowel de manager als voor de secretaresse. Daarnaast kon de onderlinge samenwerking door de persoonlijke afstemming groeien naar meer maatwerk. De secretaresse kon steeds beter inspelen op specifieke wensen en ook zelfstandig inschatten hoe zaken afgehandeld moesten worden, zonder overleg vooraf. Door deze proactieve werkwijze groeiden veel secretaresses in de uitvoering van hun functie: van uitvoerende taken naar voorbereidende of zelfs gedelegeerde taken. Een situatie die door veel secretaresses en hun managers werd en wordt gewaardeerd. Deze manier van werken wordt helaas steeds meer een uitzondering en lijkt alleen weggelegd bij de ondersteuning van een Raad van Bestuur, hoofddirectie en andere topmanagers. Het percentage secretaresses dat nog 1-op-1 werkt is inmiddels minder dan 20%. De andere ruim 80% werken voor meerdere managers, een team of teams en dat meestal vanuit een secretaresseteam of secretaressepool.

Er wordt verschil gemaakt
1-op-1-ondersteuning lijkt dus steeds vaker alleen beschikbaar voor managers aan de top. Zij krijgen uitgebreide managementondersteuning inclusief agenda- en e-mailbeheer. Ze verwachten een proactieve assistent die mee kan denken over organisatievraagstukken en strategische keuzes. Andere managers worden geacht zelf hun agenda en e-mail te doen en krijgen alleen genormeerde en afgebakende ondersteuning vanuit een secretaresseteam. Binnen afzienbare tijd zullen waarschijnlijk alleen secretaresses op hbo-niveau nog 1-op-1 werken en mbo-secretaresses grotendeels werken in shared service centra of secretaressepools of erger nog: hun baan verliezen. Secretaresses, en niet in de laatste plaats de mbo-opleidingen, moeten hier nu al op anticiperen!

Ooit was mbo de norm, nu zie je in bijna alle interessante vacatures voor secretaresses een hbo-opleiding als harde eis. Intern kunnen secretaresses met een mbo-diploma natuurlijk ver komen op basis van ervaring en persoonlijkheid. Maar als zij om wat voor reden weer moeten gaan solliciteren dan is de kans dat ze uit de boot vallen levensgroot…
Dat lijkt cru voor een grote groep (aankomende) mbo-secretaresses maar helaas wel de harde realiteit op de huidige arbeidsmarkt. Tijd om in actie te komen dus en niet te wachten tot de situatie uit de hand loopt.
De nieuwe instromers van de mbo-opleidingen hebben hier uiteraard ook last van. Zij kunnen, mits goed voorbereid en vooral uit het juiste hout gesneden, na hun opleiding beginnen aan een inhaalrace.

Wat past bij de aankomend secretaresse?
Tijdens de mbo-opleiding is het erg belangrijk dat de aankomend secretaresses leren hoe ze hun kansen op de arbeidsmarkt kunnen vergroten. De vooruitzichten op de langere termijn zijn op z’n minst uitdagend. Het vak verdwijnt volgens mij niet, maar “aan de onderkant” zal de spoeling dunner worden en voor “de bovenkant” is een hbo-opleiding steeds vaker een harde eis. De middengroep zal waarschijnlijk steeds zeldzamer worden. De persoonlijke kwaliteiten en ambities van de jonge secretaresses zal steeds meer doorslaggevend worden voor succes. Weten wat je wilt en daar voor gaan! Stages in diverse organisaties van verschillende grootte kan de aankomend secretaresses veel leren over zichzelf. Wat past (niet) bij mij en wat betekent dat voor mijn toekomst. Iedere organisatievorm heeft voor- en nadelen en er zijn nog steeds voldoende kansen voor de toekomstige secretaresse. De vraag is wat nu en in de toekomst het beste bij de individuele secretaresse past?
Sommigen werken liever binnen een team dan 1-op-1 en willen zich verder specialiseren
in bijvoorbeeld het Officepakket, SharePoint of het schrijven en redigeren van teksten.
Anderen willen liever 1-op-1 werken met een breed takenpakket. In dat geval lijkt een opleiding op hbo-niveau een harde eis.

Is het een probleem dat aankomend mbo-secretaresses kiezen voor een job die waarschijnlijk gedeeltelijk gaat verdwijnen? Zijn er überhaupt nog zekere banen in de toekomst? Hoeveel andere opleidingen leiden momenteel op voor werk dat de komende 20 jaren verdwijnt? Computers en robots zien als een bedreiging heeft geen zin. Het is zoals het is en er is weinig aan te doen. Zolang de aankomend mbo-secretaresses tijdens de opleiding vooral leren effectief om te gaan met al die veranderingen in organisaties en in hun vak, kunnen zij de toekomst ook enigszins naar hun hand zetten.

In oktober verschijnt (voorlopig) de laatste column van Peter Vos. Input hiervoor is welkom. Mail suggesties, vragen en opmerkingen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. .

Ga naar Secretarieel.info