Managementondersteuner in 2020!

23 maart 2017

Peter Vos is een zeer ervaren trainer bij Management Support, auteur van diverse boeken voor secretaressen en maat bij Sherpas Proyects. Hij ging vorig jaar in op diverse trends in het secretaresse vak.  Ook in 2017 blijft hij zijn ervaringen en gedachten met ons delen. 

Op de docentendag Secretarieel.info van 8 maart jongstleden kwam naar voren dat er snel een Niveau 4+ nodig is om de toekomst van de MBO-opleiding Secretarieel met vertrouwen tegemoet te zien. Met deze column wil hij dit nader onderstrepen én onderbouwen.

 

Managementondersteuner in 2020!

Ik baseer mij op de A&O fonds Rijkpublicatie “Manon helpt je ontwikkelen: Toekomstbeeld functie managementondersteuner bij het Rijk”. Hier wordt in 2 fases (2013-2016 en 2017-2020) ingegaan op dit toekomstbeeld. Aangezien het inmiddels al 2017 is wil ik na de gewenste eindsituatie 2016 ingaan op 2017-2020.

Een schets van de eindsituatie 2016 op hoofdlijnen:

  • Managementondersteuners lossen niet alle problemen op maar verwijzen vooral. De rol verschuift van uitvoerend naar meer regisserend en coördinerend.
  • Managementondersteuners zijn flexibel inzetbaar, met vaste afspraken over vervanging als uitgangspunt.
  • Managementondersteuners beheersen en passen de volgende competenties toe: reactievermogen, interpreteren en glashelder formuleren.
  • Uitdrukkingsvaardigheid is voor de flexibele managementondersteuner een essentiële factor.

Qua houding van de management ondersteuner:

Als managementondersteuner ben je geen ‘goalkeeper’ die allerhande werk oppakt dat anderen niet uitvoeren, maar een professional met specifieke taken.

De managementondersteuner:

  • Heeft op de werkplek een verbindende rol in relatie tot de interne medewerkers;
  • onderkent het effect van het nieuwe werken op de sociale structuur van de organisatie;
  • is sociaal intelligent;
  • heeft de rol van gastvrouw voor externe bezoekers. Je houding is correct, assertief en klantgericht;
  • is zich bewust van haar plek in het geheel en is hierop aanspreekbaar;
  • beweegt optimaal mee in veranderende omstandigheden.

2017-2020:

Kenmerkende aspecten van de tweede fase zijn dat de managementondersteuner een digivaardige generalist is en meer de inhoud in gaat. Verder een aantal houdingsaspecten.

Digivaardige generalist
De managementondersteuner:

  • is de spin in het (virtuele) web en ‘super user’ van de bijbehorende ICT-systemen;
  • heeft een rol in de verbetering van de procedures en systemen door op te treden als feedbackgremium;
  • faciliteert digitaal het werkproces van de manager, waarbij ieder zijn/haar eigen verantwoordelijkheden en taken heeft, op basis van heldere afspraken;
  • volgt de sociale media, voor zover relevant voor het werk van de manager.

Meer de inhoud in..
Managementondersteuners begrijpen in een ‘split second’ de essentie van informatie en ondernemen hierbij passende actie(s).

Als managementondersteuner:

  • ben je globaal inhoudelijk op de hoogte van relevante thema’s en ontwikkelingen op het beleidsterrein en ken je daarin de prioriteiten;
  • ken je de bijbehorende beleidsmedewerkers en de relevante spelers uit het veld en weet hoe met hen te communiceren.

Houding
Als managementondersteuner:

  • ben je proactief en ondernemend: je denkt vooruit en anticipeert op vragen van de manager;
  • ken je de prioriteiten van de manager, helpt hem of haar te prioriteren en de schaarse tijd te bewaken;
  • ben je in staat je eigen werk te prioriteren;
  • ben je de verbindende schakel tussen management en werkvloer (informele ‘leider’);
  • werk je goed zelfstandig èn samen in teamverband;
  • neem je met je collega’s verantwoordelijkheid voor goede ondersteuning van het primaire proces;
  • intervenieer je als relevante processen niet goed lopen, op een collegiale manier die duidelijkheid verschaft;
  • ben je je bewust van je plek in het geheel en ben je daarop aanspreekbaar, zoals ook de manager aanspreekbaar is op zijn of haar gedrag jegens jou;
  • ben je duurzaam inzetbaar;
  • ben je zelf verantwoordelijk voor de inrichting van je werk en geef je aan wat nodig is om de functie goed uit te oefenen;
  • beweeg je optimaal mee in wat nodig is in de organisatie. Je herkent dat en bent hierin eigen ondernemer;
  • zorg je voor optimale ondersteuning van de klant, daarbij maak je gebruik van het team waar je deel van uitmaakt.

Herkenbaar? Voor mij zeker! Mijn eerdere columns stroken grotendeels met dit beeld. Concluderend lijkt er werk aan winkel om de MBO opleiding “futureproof”  te maken door het niveau 4 naar “niveau 4+” te tillen. In mijn volgende column ga ik hier verder op in. Als je suggesties hebt mail die dan naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. .

Ga naar Secretarieel.info