Secretaresse, uitstervend beroep?

16 februari 2017

Peter Vos is een zeer ervaren trainer bij Management Support, auteur van diverse boeken voor secretaressen en maat bij Sherpas Proyects. Hij ging vorig jaar in op diverse trends in het secretaresse vak. In 2017 blijft hij dit doen.

Dit keer gaat hij in op de vraag: Sterft het beroep van secretaresse uit?

Onlangs mocht ik een inspiratiesessie verzorgen voor secretaresses onder de titel “Voorsprong in je vak”. Er waren 40 dames aanwezig: van beginnend tot zeer ervaren. Wat opviel was dat veel dames worstelden met hoe ze hun functie moesten vormgeven. Vooral in het licht van alle veranderingen in organisaties en hun functie. Er waren een aantal dames erg onzeker over de toekomst van hun vak en het erg lastig vonden om “de strijd aan te gaan”. Er waren er ook een paar “in between jobs”….

De opleidingen voor secretaresses dienen in te spelen op deze ontwikkelingen voordat het te laat is! In de krant heb je kunnen lezen dat je misschien wordt opleidt voor een uitstervend beroep en dat is geen feestje. Hoe dan ook zal het geen verrassing zijn dat het secretaresse-vak blijft veranderen. Het is de kunst de aspirant secretaresses te leren meebewegen met de veranderingen en hen te leren bedreigingen om te zetten in kansen.

Secretaresse, uitstervend beroep?
Het CBS beschouwt het vak van secretaresse als een krimpend beroep. De werkgelegenheid in het vak daalt flink. Door allerlei factoren verandert het profiel van de secretaresse sterk en wordt er een beroep gedaan op nieuwe vaardigheden, die vaak op een hoger niveau liggen dan vroeger. De functie splitst zich in een inhoudelijke rol en een operationele (uitvoerende) rol. De inhoudelijke rol ligt steeds vaker bij secretaresses met een hbo-niveau of zelfs hoger; de operationele rol bij secretaresses van mbo-niveau. Deze ontwikkeling blijft zich verder doorzetten, nu de standaardsecretaresse zeldzamer wordt, zowel in het bedrijfsleven als bij de overheid. Maar de verwachting dat de management ondersteunende functie echt volledig zal vervallen wordt niet breed gedeeld. Wel lopen de operationele taken en basisfuncties van de secretaresse het risico om uit de organisatie te verdwijnen of te worden uitbesteed!

De secretaresse blijft, maar de naam verandert?
Secretaresses zullen blijven, zij het vaak met een andere functietitel zoals projectassistentes, of inhoudelijke specialisaties: communicatieassistent, hr-assistent… Juist een dergelijke specialisatie is nodig om te zorgen dat je aan de slag kunt blijven.

Basisvaardigheden zijn niet genoeg!
Met alleen de basisvaardigheden redden secretaressen het over niet al te lange tijd niet meer. Dit betekent onder andere dat secretaresses meer moeten weten van de inhoud van hun werk. Waar is de organisatie nu druk mee bezig? Wat zijn de mogelijke toekomstscenario’s en welke gevolgen hebben die? De inhoudelijke kant van het werk geeft de secretaresse mogelijkheden om zich eventueel te gaan specialiseren of zelfs door te groeien naar een ander vakgebied.

Secretaresses worden samenwerkingspartner.
Managers hebben behoefte aan iemand die prioriteiten kan stellen in de – vaak ellenlange – lijst van to do’s. Daarvoor is het nodig dat de secretaresse de context van een onderwerp kent. Hoe beter zij daarop is ingevoerd, hoe minder makkelijk ze inwisselbaar is en dus minder vatbaar voor ontslag.

Alles digitaal?
De technische veranderingen gaan minstens zo snel als de organisatorische. Het papierarm werken – vaak doordat organisaties overgaan op een vorm van Het Nieuwe Werken – is hierin een sterke factor. Ook de algemene digitalisering en automatisering van onze samenleving beïnvloedt het vakgebied. Er zijn nog maar weinig organisaties waarin de secretaresse de notulen van een overleg kopieert en over tientallen postbakjes verspreidt. Gangbaarder is een e-mail met bijlage, of zelfs alleen een link naar het bestand. De smartphone zorgt dat de manager makkelijk zelf afspraken kan maken, of zijn of haar mailbox op afstand kan bijhouden. Besluitenlijsten en actielijsten worden online bijgehouden door deelnemers aan de vergadering; overlegruimtes regelen ze zelf via het intranet, net als hun reizen.

Concluderend lijkt het zeer belangrijk om op tijdens de secretariële opleidingen expliciet aandacht te hebben voor vaardigheden als goed kunnen bemiddelen, het snel kunnen filteren van informatie of verbanden leggen tussen ontwikkelingen. Ondernemerschap tonen is nu aan de orde voor de secretaresses. . Hiermee zijn ze beter voorbereid op de uitdagingen in hun vakgebied.

Er wordt van secretaresses anno nu verwacht dat ze vooral niet afwachten, omdat ze denken dat het management iets moet beslissen. Nee ze worden geacht proactief te zijn en vanuit overzicht en de juiste prioriteiten te opereren.

In volgende columns zou ik ook graag vragen van lezers willen beantwoorden.

Stuur uw vragen en/of opmerkingen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Deze column kwam mede tot stand met input van Karen Visser van New Broom, eveneens trainer bij Management support.

Ga naar Secretarieel.info