10 onmisbare competenties voor de secretaresse

24 januari 2017

Wat wordt verwacht van een secretaresse anno 2017? Peter Vos, een zeer ervaren trainer bij Management Support, auteur van diverse boeken voor secretaresses en maat bij Sherpas Proyects, deelde in 2016 diverse trends die gaande zijn in het secretaresse vak. Een korte terugblik hierop in deze column, maar ook een blik op de toekomst waarin hij ingaat op de 10 onmisbare competenties voor de secretaresse.    

 

Is er toekomst voor de secretaresse?
In mijn eerste column stelde ik de volgende vraag: Heeft de functie van secretaresse nog toekomst? Deze vraag kan volmondig met ja worden beantwoord. De veranderingen in de maatschappij, organisaties en het secretariële vak maken het, anno nu, wel uitdagend om het vak goed in te blijven vullen. Er worden duidelijk andere competenties gevraagd van secretaresses dan, 10-20 jaren geleden. Zelfkennis en zelfvertrouwen zijn belangrijke voorwaarden om hier mee te dealen.

SCHOP
In mijn eerste columns behandelde ik SCHOP. Dit ezelsbruggetje geeft inzicht in het gedrag dat anderen van je zien. Gedrag roept gedrag op. Je gebruiksaanwijzing kennen en vooral vanuit kracht handelen is hierbij essentieel. SCHOP staat voor Solisme, Creativiteit, Helpen, Optimisme en Perfectionisme. Onderdelen van je gebruiksaanwijzing waar je lol van kunt hebben als het je kracht is en last als het je zwakte is. Lol en last geldt ook voor diegenen die ermee worden geconfronteerd. Iedereen heeft ze alle vijf in meer of mindere mate en bepaalde combinaties zijn productiever dan andere.
Het SCHOP-profiel van secretaresses blijkt vaak te bestaan uit een combinatie van helpen, perfectionisme en solisme. Deze samenstelling kan gemakkelijk leiden tot een versterking van de verschillende valkuilen van deze drie. Creativiteit en optimisme scoren vaak relatief laag en dat terwijl de gecombineerde kracht van deze twee zeer welkom is om de huidige uitdagingen te lijf te gaan. Lees de columns van april, mei en juni 2016 voor concrete tips rondom SCHOP.

Gedragsverandering
In de columns van september en oktober 2016 heb ik twee belangrijke trends in het secretariële vak belicht. 

  1. Steeds meer secretaresses worden betrokken bij projecten oftewel hoe vul je de functie van projectassistent professioneel in?
  2. Ontzorgen op hoog niveau: van uitvoerder naar sparringpartner.

Beide trends maken het vak waarschijnlijk interessanter en leuker maar niet direct voor iedereen. Het vraagt ander gedrag van secretaresses. Proactief handelen en meer dirigent zijn dan je marionet voelen zijn hierbij belangrijk.

6 trends
De column van november ging over de belangrijkste 6 trends die spelen in secretaresseland:

  1. digitalisering en automatisering
  2. nieuwe generatie managers
  3. faciliterende secretaresse
  4. flexibel werken
  5. lean werken en
  6. werken in projecten

Conclusie: 10 onmisbare competenties voor de secretaresse
Terugkijkend op alle columns uit 2016 kom ik tot de volgende 10 competenties nu en in de toekomst onmisbaar zijn voor alle secretaresses:

  1. ICT-vaardig zijn: neem de tijd om je beter te bekwamen in de bestaande software en verdiep je in de nieuwe software.
  2. Slim kunnen werken: werk efficiënt aan de juiste zaken.
  3. Blijvend jezelf willen ontwikkelen: stel SMART doelen en durf te experimenteren.
  4. Teamspeler zijn: ga de dialoog aan (feedback geven en ontvangen), erken de kwaliteiten van de ander, toon vertrouwen en maak heldere afspraken en kom ze na.
  5. Overzicht kunnen houden in de chaos: minimaliseer de prikkels en houd je focus.
  6. Situationeel flexibel zijn: balanseer tussen flexibiliteit en je focus
  7. Snel informatie kunnen vergaren: zoektijd is verloren tijd; dus gebruik slimme trucs om zaken snel te vinden
  8. Emoties kunnen reguleren: vraag je af waar je gevoelens vandaan komen en focus vooral op de feiten.
  9. Zelfleiderschap kunnen tonen: laat zien waar je goed in bent en profileer je daarmee.
  10. Duidelijke keuzes kunnen maken: kies er voor alleen die competenties te ontwikkelen die voor de invulling van je functie echt relevant zijn.

In de opleidingen voor secretaresses kan niet vroeg genoeg aandacht gegeven worden aan het (verder) ontwikkelen van bovenstaande competenties. Klaar voor de toekomst ben je natuurlijk nooit helemaal. Het vak van secretaresse vraagt continu ontwikkeling en veranderingen zijn een constante factor. In de komende maanden zal ik hier verder op in gaan.

Ga naar Secretarieel.info