Zes trends in secretaresseland

25 november 2016

Elke maand leest u over trends in het secretariële werkveld. Deze keer gaat Peter Vos verder in op uitkomsten uit het trendonderzoek 2016 van Management Support. Zes trends voor u op een rij gezet.

Trend 1: digitalisering & automatisering
Veel traditionele secretaressetaken zijn inmiddels overgenomen door computers en telefoons. ‘De secretaresse van vroeger is de smartphone van vandaag’ zoals de NRC al meldde op 9 juli 2015.
Futurist en trendwatcher Marcel Bullinga voorspelt de opkomst van de robots. Uit onderzoek van Oxford University blijkt dat door de opkomst hiervan 47 procent van de banen binnen tien à vijftien jaar verdwijnt.” Secretaresses dienen hun taken goed onder de loep te nemen. “Bepaal welke taken door robots en apps kunnen en/of zullen worden uitgevoerd. Denk aan handtekeningen ophalen, agendabeheer, vliegreizen boeken et cetera. Wat overblijft is de essentie van het vak in de toekomst, een future proof-beroep, dat niet verder valt weg te automatiseren.” Hier invulling aan geven is nu de uitdaging voor de secretaresses van de toekomst!

Trend 2: nieuwe generatie managers
Door de toename van digitale apps, tools en de smartphone kunnen managers simpelweg meer zelf doen: de mailbox beheren en afspraken in de agenda zetten. Je hoeft dus niet meer de telefoon aan te nemen voor de hele afdeling. En volledig agendabeheer is ook niet meer nodig. Dit zorgt ervoor dat er meer tijd is om andere zaken op te pakken. Vroeger besteedde een secretaresse veel tijd aan het uitwerken van kladjes van de manager; nu heeft de manager het mailtje al lang verstuurd. De secretaresse die klaar wil zijn voor de toekomst zal bezig moeten zijn met het vinden van andere uitdagingen in plaats van klagen dat langzamerhand haar functie wordt uitgehold.

Trend 3: faciliterende secretaresse
Dé sparringpartner voor de logistiek én de inhoud. Kenmerken:

• van werken vóór naar werken mét manager
• niet volgend maar initiërend
• niet dienstbaar maar dienstverlenend
• meer sparringpartner
• adviserend

“Hoe meer een secretaresse weet van het vakgebied van de manager, en daarbij hoe groter het onderling vertrouwen en de chemie, hoe meer ruimte er kan zijn om te groeien in de rol van sparringpartner.” Dat zegt Margriet Bekedam, ze is arbeids- en organisatiepsycholoog en als consultant verbonden aan Van der Houwen Recruitment. “Managers vragen steeds vaker naar een secretaresse met een hbo of wo als achtergrond, bijvoorbeeld hotelschool, een talenstudie of een communicatieopleiding. Een achtergrond in het vakgebied van de manager is zeker een voordeel. Iemand die de inbox voor 80% zelfstandig kan afhandelen, daar komt het concreet op neer.” (zie ook de vorige column over ontzorgen op hoog niveau).

Trend 4: flexibel werken
Tijd- en plaatsonafhankelijk werken is een trend die alle respondenten om zich heen zien, maar… die secretaressen nooit (19%) of zeer beperkt (52%) ondervinden in hun werk. Flexibel werken, of Het Nieuwe Werken, lijkt handig en praktisch uitvoerbaar voor iedereen, behalve voor de managementondersteuner? De spil zijn (of: willen zijn) op kantoor houdt over het algemeen in dat jullie dus daadwerkelijk altijd op kantoor zijn, en dat zichtbare aanwezigheid belangrijker is dan bereikbaarheid op afstand. En dat is opmerkelijk, gezien de nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden. Waarom wil een deel van de managers de secretaresse altijd in de buurt hebben? Dit vraagt een mind-shift bij zowel de managers als de secretaressen.

Trend 5: lean werken
Het belang van ‘lean’: bezig zijn met werkzaamheden die ertoe doen, werk dat waarde toevoegt voor de klant. Samen met anderen een proces doorlopen, verspillingen signaleren en oplossen. Kijken waar je kunt besparen, waar processen efficiënter kunnen, zodat je doet wat ertoe doet en de toegevoegde waarde van het secretariaat bewijst. Op deze wijze krijg je meer zicht op wat ontzorgen op hoog niveau is!

Trend 6: werken in projecten
Routinematige werkzaamheden als agenda- en mailbeheer nemen af. In plaats daarvan nemen losse klussen toe: korte en langlopende projecten waarbij ieder aansluit vanuit eigen expertise. Jij als assistent of projectleider begeleidt en bewaakt de voortgang. Het is dé rol om ervoor te zorgen dat het project gerealiseerd wordt.. (zie ook eerdere column over dit onderwerp).

In zijn laatste column van 2016 zal Peter Vos zijn columns van dit jaar samenvatten en vooruitkijken naar 2017.

Ga naar Secretarieel.info