Trend: Ontzorgen op hoog niveau

20 oktober 2016

Van uitvoerder naar sparringpartner.
In alle discussies rond de toekomst van het secretaresse-vak speelt één term de hoofdrol: ‘toegevoegde waarde’. De dienstbare, zwijgzame secretaresse die notuleerde in steno is een icoon uit lang vervlogen tijden. Advies geven, jezelf zichtbaar maken – het tegenovergestelde dus – is nu aan de orde. Een secretaresse moet snel kunnen inspringen op veranderende omstandigheden, alles op en top organiseren en er helder over communiceren.

Niet voor niets staat flexibiliteit op nummer één in het rijtje met de belangrijkste competenties, zo blijkt uit het trendonderzoek van Management Support.

Ontzorgen
Ontzorgen, je manager twee stappen vóór zijn, problemen al hebben getackeld nog voor ze ontstaan, dat is je kracht, zodat teamleden en managers toekomen aan hun eigen zaken. Je legt de lat hoog, maar gaat niet voor ‘perfect’, wél voor ‘optimaal’.

Wil je ontzorgen op hoog niveau, dan is persoonlijk leiderschap een belangrijke en essentiële kwaliteit.
Persoonlijk leiderschap bestaat uit een groot aantal aspecten waaronder:

1) Open staan voor veranderingen

  • Ben je een gewoontedier? Of zijn veranderingen voor jou een feestje? In de huidige tijd zijn veranderingen een constante.
  • Ga goed na op welke manier de veranderende rol van assistent op hoog niveau bij je past. Wat verwacht men bijvoorbeeld nu van jou? En wat verwacht je van jezelf?
  • Het leiden van je manager begint bij het leiden van jezelf en doen wat de organisatie op dat moment nodig heeft.

2) Het ontwikkelen van je innerlijke kracht

  • Bewust worden van je eigen kwaliteiten en hoe die het beste tot hun recht komen. En welke taken of verzoeken je voortaan loslaat.
  • Stel jezelf vragen als: wat beweegt mij, waar word ik vrolijk van, welke visie heb ik en durf ik die te delen?
  • Deel je visie met je omgeving. Wat gebeurt er? Ben je eigenlijk wel bezig met de zaken die jij belangrijk en leuk vindt, of ben je enkel bezig met de prioriteiten van anderen en het blussen van brandjes?

3) Tijd geven aan reflectie, het kit-kat-moment

  • Waar ben je nu eigenlijk mee bezig? Maak bewust keuzes: wat moet er vandaag in elk geval gebeuren? Stel je eigen prioriteiten helder.
  • Reflecteer regelmatig: ben je bezig met datgene waarmee je bezig moet zijn? Doe dit 5 tot 10 minuten per dag, neem je week door, de maand, het kwartaal, enzovoort.
  • Maar welke kei, welke grote klus, wil je vandaag gedaan hebben? Zo word je steeds meer baas over je eigen tijd.

Bij het ontzorgen op hoog niveau zijn verder de volgende specifieke tips van belang:
Vertrouw op jezelf: goed weten wat je wilt en weten waarom je het doet geeft (zelf)vertrouwen.
Bewust keuzes maken: je zit achter het stuur met een duidelijke richting voor ogen.
Positieve gedachten: wees bezig met wat je hebt, niet wat er ontbreekt.
Focus op belangrijke zaken: een einddoel voor ogen hebben zorgt voor een positieve focus.
Geef de ander volledige aandacht: heb oprechte belangstelling voor de ander.
Neem verantwoordelijkheid: als het tegenzit, ligt dat vaak niet aan de ander…
Vergeet nooit te lachen: durf fouten te maken en leer hiervan met humor.

In de volgende columns van 2016 gaat Peter Vos in op andere uitkomsten van het trendonderzoek.

Ga naar Secretarieel.info