Trend in het werkveld: de projectassistent

08 september 2016

Trainer Peter Vos schrijft regelmatig over trends in het secretariële werkveld. Deze maand: de projectassistent. Welke rol heeft de projectassistent het team? Welke competenties heeft de projectassistent?

De secretaresse van de toekomst wordt steeds vaker een belangrijke speler in projecten. Het is belangrijk te beseffen dat hierbij duidelijk andere kwaliteiten en competenties worden gevraagd. Als projectassistent moet je goed kunnen samenwerken met de projectleider en het projectteam. Duidelijke afspraken maken en doen aan verwachtingsmanagement. Dit bepaalt waar je in een project staat en waar je je kwaliteiten kunt inzetten.

De positie als projectassistent: zo draag je optimaal bij aan een project!
In het project werk je samen met meerdere personen. Ieder heeft zijn rol, taak en verantwoordelijkheden. Bij de start van het project is de opdrachtgever nauw betrokken bij het wegzetten van het project. Hiervoor wordt een projectmanager ingeschakeld die samen met een projectteam de uitdaging aangaat. In deze keten van betrokkenen zit ook de projectassistent en het is de kunst én van groot belang om als projectassistent zo vroeg mogelijk in het project te stappen. Hiermee wordt de positie gepakt en kan de eigen rol worden vormgeven.

De functie van projectassistent verschilt wezenlijk van die van een secretaresse. Een secretaresse opereert als management- of stafondersteuner en helpt anderen hun doelen te realiseren. Projectassistenten zijn ook verantwoordelijk voor een aantal taken en resultaten. Hierbij kan gedacht worden aan een bijdrage richting de organisatie (wie doet wat) en de informatievoorziening (wie moet welke informatie ontvangen?) De projectassistent heeft een verantwoordelijke rol in het project onder regie van de projectleider.

Afspraken
De projectassistent is samen met de projectleider het kleinste team binnen het projectteam. Het succes van dit team is afhankelijk van de onderlinge samenwerking. Het functioneren als klein team hangt af van een aantal belangrijke randvoorwaarden. Deze randvoorwaarden moet je vooraf met elkaar hebben besproken. Hierin kun je je verwachtingen over en weer op tafel leggen en hierover afspraken maken. Het contracteren van het kleinste team is dé start van een goede samenwerking. In het contract kun je afspraken maken over:
Met welke regelmaat hebben we overleg?

  • Hoe houden we elkaar goed op de hoogte?
  • Wat zijn de kwaliteit en kwantiteitsafspraken?
  • Hoe gaan we om met feedback?
  • Waar vullen we elkaar aan?

Het startgesprek tussen de projectleider en de projectassistent is een opmaat voor een goede samenwerking. Niet alle onderwerpen die besproken worden kunnen in een samenwerkingscontract gevat worden, maar in het gesprek maakt de projectassistent zich zichtbaar.

Posities
De ideale situatie is om bij de start van het project direct aan te schuiven. Dan kun je direct je denkkracht en deskundigheid inzetten. We onderscheiden vier posities waarin de projectassistent kan bijdragen aan een project: de externe -, de rand-, de centrale – en de deelpositie. In het onlangs verschenen Projectassistentboek kun je hier meer over lezen.

Boektip: Het projectassistentboek
Als projectassistent ben je vaak ook sparringpartner van de projectleider. Wil je deze rol glansrijk vervullen? Lees dan ‘Het Projectassistentboek’ over projectfasen, effectief communiceren, de kunst van het samenwerken, feedback geven en ontvangen, omgaan met conflicten en handige digitale tools. Kijk voor meer informatie op vakmedianetshop.nl/management-support.

Om de positie van projectassistent optimaal te vervullen is het essentieel zo vroeg mogelijk in het project stappen, goede samenwerkingsafspraken maken met de projectmanager én competenties verder ontwikkelen.

Competenties van de project assistent
Competenties zijn te lezen als een combinatie van kennis, vaardigheden en gedrag. Maar wat verandert dat aan de competenties van een ‘nieuwe’ projectassistent? In ieder geval verandert de basis niet; organiseren, communiceren en klantgericht handelen blijven onverminderd verankerd in het profiel van een goede projectassistent. Wat wél verandert is het belang van deze competenties. Je moet ze in de nieuwe en tijdelijke werkomgeving op een hoger niveau beheersen dan ooit tevoren. Flexibiliteit, stressbestendigheid en assertiviteit komen centraal te staan. Vooropgesteld dat er vele competenties en kwaliteiten in het werkveld van de projectassistent aanwezig zijn, is het van belang extra aandacht te hebben voor deze kerncompetenties voor het werken in projecten. En dat vraagt om het trainen van deze competenties.

Ga naar Secretarieel.info