Secretaresses: minder 'Calimero', meer POWER!

09 mei 2016

Vorige maand zijn we gestart met het plaatsen van speciale artikelen, geschreven door Peter Vos, over het secretariële werkveld. Peter is een zeer ervaren trainer en schrijver van meerdere boeken rondom persoonlijke en team-effectiviteit. 

In mijn artikel van april 2016 heb ik een begin gemaakt met het delen van mijn ervaringen met de vele honderden secretaressen die ik jaarlijks train en coach. In de week dat ik dit schrijf waren er weer ruim 800 dames en een paar mannen aanwezig op de jaarlijkse workshopsdagen van Management Support. In totaal zijn er in drie dagen tijd maar liefst ruim 100 workshops gegeven. Met een aantal collega’s van Sherpas Proyects verzorgden wij er in totaal negen. 

Veel Calimero-gedrag en te weinig POWER
Natuurlijk waren er workshops over Outlook, Onenote, etc.. De meeste workshops waren echter meer gericht op de persoonlijke, zachte kant van het vak. De dames zijn wat dat betreft momenteel zoekende in een veranderende wereld. Organisaties veranderen en het vak van secretaresse verandert momenteel enorm. Ik zie veel secretaressen die (nog) te weinig vanuit persoonlijke kracht handelen en te veel wijzen naar anderen. De omstandigheden naar hun hand zetten vinden ze lastig. Met andere woorden ik zie te veel Calimero-gedrag en te weinig POWER! 

Secretaressen hebben vaak een aantal persoonskenmerken die het hen lastig maken adequaat in te spelen op de huidige uitdagingen van hun vak. Veel van hen zijn van nature te dienstverlenend (helpend) en/of te solistisch en/of te perfectionistisch. Wat ik weinig zie is creativiteit en 'realistisch' optimisme. In de opleidingen tot secretaresse kan hier niet vroeg genoeg aandacht aan worden besteed. De valkuilen moeten worden 'aangepakt' voordat secretaressen het beroep gaan uitoefenen. Op grond van een stevig fundament kunnen secretaressen de uitdagingen beter te lijf gaan.

SCHOP

In dit tweede artikel van een reeks ga ik verder in op de gebruiksaanwijzing van secretaressen. Ik gebruik hierbij het ezelsbruggetje SCHOP.

  • Solisme
  • Creativiteit
  • Helpen
  • Optimisme
  • Perfectionisme


De Solist en de Helper zijn al in het vorige artikel aangestipt. Nu de Creatieveling en Optimist en in het volgende artikel volgt de Perfectionist.

CREATIVITEIT 'Ik heb eindeloos veel ideeën. Vaak zorgt het uitspreken van die ideeën voor meer werk waardoor ik ze steeds minder vaak uitspreek. Ik ben vaak met meerdere dingen tegelijk bezig en het komt regelmatig voor dat ik iets niet afmaakt. Mijn gedachten dwalen wel eens af terwijl ik met een klus bezig ben. Mijn bureau is vaak een rommeltje en ik moet soms lang zoeken om iets te vinden. Ik begin soms met iets nieuws zonder het oude (helemaal) afgemaakt te hebben. Ik denk buiten bestaande kaders en springt regelmatig van de hak-op-de-tak. Als het op de ene manier niet werkt dan probeer ik een andere aanpak.'

Veel secretaressen erkennen weinig creatief te zijn en soms herkennen ze zich alleen in 'negatieve' kanten van creativiteit (bijvoorbeeld veel ideeën en weinig actie). Creativiteit is momenteel cruciaal voor secretaressen om zich staande te houden.

OPTIMISME: 'Ik neem me aan het begin van de dag voor om enorm veel te gaan doen (een indrukwekkende actielijst). Dat lukt vaak niet, maar ik blijf er elke dag weer in volharden. Mijn collega’s waarderen me om mijn optimisme en mijn goede humeur. Zelfs als ik iets niet op tijd af hebt, wordt het me vaak vergeven. ik laat me niet snel uit het veld slaan en trek met mijn energieke houding zaken ogenschijnlijk weer recht. Ik zit regelmatig in de stress, maar laat me er niet door van de wijs brengen. Ik blijf zeggen: ”Natuurlijk doe ik dat even voor je!”. Ik houd mezelf regelmatig voor de gek door te denken dat een klusje me maar 10 minuten gaat kosten, terwijl het in de werkelijkheid vaak een half uur is. De dag is meestal dan ook niet lang genoeg om alles te doen maar ja: morgen weer een dag!'

Secretaressen kunnen een gezonde dosis optimisme goed gebruiken mits ze dit koppelen aan regelmatige reality checks. Evalueren, reflecteren en consequenties benoemen en vertalen in ander gedrag. Elke dag afsluiten met een reality check in plaats van in de zesde versnelling nog klussen afmaken.

Vragen en ideeën
In de volgende nieuwsbrief aandacht voor perfectionisme. Na de zomer ga ik in op wat ontzorgen is op hoog niveau en hoe de functie van een Projectassistent er uit ziet? Vragen en ideeën voor te behandelen onderwerpen zijn welkom! E-mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. .

Ga naar Secretarieel.info