Heeft de functie van secretaresse nog toekomst?

05 april 2016

Deze en de komende twee maanden kunt u hier artikelen lezen van Peter Vos. Peter Vos is een zeer ervaren trainer en schrijver van meerdere boeken rondom persoonlijke en team-effectiviteit. Hij werkt zo’n 50% van zijn tijd voor secretaresses, management assistenten oftewel professionele ondersteuners.

Ja er is toekomst voor het secretariële beroep!
Er zijn trendwatchers die voorspellen dat secretaressen hun langste tijd hebben gehad. Zij voorspellen dat er over een aantal jaren geen secretaressen meer zullen zijn. Ik denk juist dat de functie zal blijven. De invulling van de functie verschuift wel naar steeds hoger niveau. Diverse ontwikkelingen binnen organisaties bevestigen dat. Er zijn bijvoorbeeld steeds minder managers en zij doen steeds meer zelf. Er worden andere competenties gevraagd van de secretaressen. Niet meer het ontzorgen oude stijl, maar het ontzorgen op hoog niveau! Geen kopje koffie en pamperen maar mee- en aansturen. Organisaties organiseren zich anders, worden platter, minder hiërarchisch. Ook wordt er steeds meer projectmatig georganiseerd. Secretaressen hebben in de toekomst maar 2 opties: project assistent of co-manager!

Werken aan zelfkennis en zelfvertrouwen zijn essentieel voor de (aankomende) secretaressen. Een aantal uitdagingen op een rijtje:

  • Situationeel helpen versus iedereen blij maken.
  • Hulp van anderen inroepen en accepteren, meer samenwerken versus solistisch optreden.
  • Eigen prioriteiten centraal versus alleen in het verlengde van de prioriteiten van anderen werken.
  • Van perfectionist naar optimalist.
  • Meer vanuit je kracht opereren versus vanuit de Calimero-positie acteren.
  • Communicatief sterk zijn en goed kunnen beïnvloeden versus te beïnvloedbaar
  • Dirigent versus marionet.
  • Sparringpartner versus doen wat de ander je opdraagt.
  • Duidelijke keuzes maken versus verantwoordelijk voelen voor alles.
  • Zichzelf kunnen profileren versus grijze muis zijn.
  • Uit de comfortzone komen versus vasthouden aan het verleden.

In mijn ervaringen met de doelgroep komt een beeld naar voren dat secretaressen vaak een aantal persoonskenmerken hebben die het hen lastig maken adequaat in te spelen op deze uitdagingen. Veel van hen zijn van nature te dienstverlenend (helpend) en/of te solistisch en/of te perfectionistisch. Wat ik weinig zie is creativiteit en “realistisch” optimisme.

In de opleidingen tot secretaresse kan hier niet vroeg genoeg aandacht aan worden besteed. De valkuilen moeten worden “aangepakt” voordat secretaressen het beroep gaan uitoefenen. Perfectionisme, optimisme en creativiteit komen later aan de aan de orde. Nu helpen en solisme.

HELPEN: “Als iemand aan mij iets vraagt zeg ik nooit nee. Mijn eigen werk staat regelmatig onder druk door de verzoeken van de ander. Anderen komen altijd naar mij toe met hun vragen en dat geeft mij aan de ene kant voldoening maar ik ben ook regelmatig met zaken bezig die niet tot mijn werkzaamheden behoren. Of ik laat je gemakkelijk verleiden om mijn geplande werk los te laten en andere werkzaamheden op te pakken. Ik scherm mezelf onvoldoende af en er daar wordt regelmatig misbruik van gemaakt. Ik reageer meestal meteen op e-mails en verzoeken van anderen. Ik kom pas aan mijn eigen klussen toe als ik de klussen van/voor anderen hebt gedaan.”

Het is essentieel om vanuit je eigen prioriteiten en proactieve planning te leren situationeel te helpen.

SOLISME: “Ik werk het liefst/het beste in mijn eentje. Samenwerken vind ik eigenlijk een vorm van tijdverspilling. ik houd niet zo van overleggen en vergaderingen; ik vind dat ik beter mijn tijd gebruikt door lekker in mijn eentje bezig te zijn. Problemen los ik het liefst zelf op. ik worstel liever in mijn eentje aan een lastig probleem terwijl ik eigenlijk wel weet dat ik sneller de oplossing heb door iemand een vraag hierover te stellen. Ik kan me goed concentreren op een bepaald onderwerp. Storingen en schakelen van de ene klus naar de ander vreten echter veel energie. Als secretaresse ontkom ik echter niet aan samenwerken maar als ik het enigszins kan voorkomen dan ga ik daar voor. Ik schakel anderen vaak te laat in en stel het informeren van anderen uit.

Als samenwerken niet “je ding” is ga je het als secretaresse moeilijk krijgen! Samenwerken is tot op zekere hoogte te leren als je er maar vroeg genoeg mee begint.

In volgende nieuwsbrieven zal ik de toekomst van het secretaresse vak verder belichten. Aandacht voor perfectionisme en realistisch optimisme. Wat is Ontzorgen op hoog niveau en hoe ziet de functie van een Project assistent er uit?




Peter Vos
Peter Vos is een zeer ervaren trainer en schrijver van meerdere boeken rondom persoonlijke en team-effectiviteit. Hij werkt zo’n 50% van zijn tijd voor secretaresses, management assistenten oftewel professionele ondersteuners. Ook verzorgt Peter voor Management Support trainingen met de volgende titels: Secretaresse van de Toekomst, Het Nieuwe Samenwerken: de Secretaressepool, Timemanagement, Proactief Plannen, Persoonlijke Effectiviteit, Faciliteren op hoog niveau, Samenwerken, de Projectassistente en meer. Bij de diverse POWER secretaresse varianten is hij vaak dagvoorzitter en workshopleider. Hij is naast trainer ook personal coach. Hij heeft de afgelopen jaren verschillende secretaresse teams begeleid op weg naar het Anders Werken. Sinds 2003 is hij maat bij Sherpas Proyects.

Ga naar Secretarieel.info