De secretaresse denkt steeds meer mee

12 januari 2016

Elke maand duiken we in het nieuws om te zoeken naar verhalen over het secretariële beroep. Voor deze rubriek vonden we het volgende verhaal in het Financieel Dagblad. 'Het vak is veel inhoudelijker geworden. Een assistent wordt tegenwoordig ook geacht zich bezig te houden met zaken als corporate governance, HR en communicatie. Als zodanig ben je meer een "sparring partner" die soms ook zelfs de manager moet vervangen’ 

Dat beaamt Schoevers woordvoerder Damaris Beems. Het nieuwe werken werkt dit in de hand. Steeds meer bedrijven nemen afscheid van strikt hiërarchische structuren om te gaan werken in multidisciplinaire teams waarin ieder zijn eigen specialisatie inbrengt en eigen verantwoordelijkheden heeft. 'In zo'n platte structuur is er behoefte aan een "facilitator" en verbinder', zegt Van Happen. 'Iemand die ondersteunende werkzaamheden uitvoert maar daarnaast ook projecten en werkzaamheden plant, toezicht houdt op deadlines en (strategisch) meedenkt. Je brengt de specialisten en werkzaamheden samen en zorgt dat zij verder komen. Als zodanig ben je veel meer inhoudelijk betrokken.'

Meer mannen
Een dergelijke functie krijgt ook niet meer het etiket secretaresse opgeplakt, maar eerder dat van assistant of projectmanager. Van Happen: 'Je ziet ook dat dat meer mannen aantrekt. Vooral jonge bedrijven hebben vaker een mannelijke assistant.' Overigens leert het jaarlijkse salaris- en functieonderzoek van Secretary Plus uit 2014 dat nog slechts 1% van de assistants man is.
Volgens het UWV rapport zijn er nog altijd driemaal zoveel mbo-vacatures als hbo-vacatures voor secretaresses, maar het werkbedrijf signaleert dat het aandeel hbo-vacatures groeit. Dat gaat ten koste van de mbo'er. 'Het niveau mbo-2 of 3 valt af', weet ook Beems. 'Voor mbo-4 biedt Schoevers de mogelijkheid van een "associate degree" aan, waarbij in twee jaar een hbo-kwalificatie kan worden gehaald.'
Wie niet meebeweegt kan niet meer terecht, want over de hele linie is de vraag dalende.

Minder fte
'Bedrijven richten hun overhead anders in', weet Van Happen. 'Wat wij zien, is dat ze zo min mogelijk fte's op de loonlijst willen. Bij grote bedrijven zie je bijvoorbeeld dat waar vroeger een assistent drie managers moest bijstaan, die ratio is veranderd naar een op vijf. Bedrijven willen hun medewerkers flexibel kunnen inzetten. Ondersteunende diensten die niet direct betrokken zijn bij het primaire proces willen ze zoveel mogelijk omzetten van fte naar kosten. In die trend past ook het afnemen van secretariële en ondersteunende diensten in plaats van een assistent in dienst hebben.'

Waar vroeger een assistant drie managers moest bijstaan, zijn dat er nu vijf. Secretary Plus, dat naar eigen zeggen 60% van alle beursgenoteerde organisaties in Nederland bedient, speelt in op deze trend en geeft er zelfs een slinger aan. 'De assistant op afstand is de toekomst', is Van Happens overtuiging. 'Als organisatie zijn wij een aantal testcases aan het ontwikkelen om na te gaan hoe dat het beste in te vullen. En tegelijkertijd geven wij een push aan deze latente behoefte bij onze klanten.'

Virtuele assistent
Concreet betekent dit dat Secretary Plus bedrijven wijst op de mogelijkheid om ondersteunende diensten op afstand af te nemen. Daarbij kan de klant kiezen voor outsourcing - het complete secretariaat buiten de deur zetten - het afnemen van een dienst (virtuele assistentie) of om gebruik te maken van freelancers. Voor de detacheerder in Almere werken op dit moment assistenten die bij Secretary Plus op de loonlijst staan maar die in opdracht van de klant werken.
'In plaats van iemand die aan zijn of haar bureau staat, heeft de manager iemand die op afstand de werkzaamheden oppakt en verzorgt. Zo'n assistant werkt soms voor drie of vier managers tegelijk, hetzij binnen hetzelfde bedrijf, hetzij voor verschillende bedrijven in dezelfde sector', vertelt Van Happen. Uitvoerige 'non-disclosure agreements' zorgen ervoor dat gevoelige bedrijfsinformatie geheim blijft. Verder zorgt Secretary Plus voor de benodigde bijscholing en opleidingen zodat de kennis van de assistant actueel blijft.

Doorgroeien
Op het niveau van de bedrijfstop zal de assistant wel grotendeels 'in house' blijven, zo wordt verwacht. Steeds vaker heeft deze executive assistant bedrijfskunde of communicatiewetenschappen gestudeerd en niet zelden groeien zij door naar een managementfunctie, bijvoorbeeld op het gebied van human resources of marketing. De vraag is dan ook of iemand blijvend een ondersteunende functie ambieert. Met hbo werk- en denkniveau kun je immers ook zelf als manager aan de slag. Of je eigen bedrijf beginnen. Het UWV-rapport rept dan ook van een mogelijke 'kwalitatieve/kwantitatieve mismatch'. Door de economische malaise waren hbo-geschoolden misschien bereid genoegen te nemen met een ondersteunende rol, maar als de economie aantrekt zou er zelfs sprake kunnen zijn van een schaarsteprofiel.

Van Happen ziet dat niet zo. 'Het is niet zomaar een functie die je even doet. Van een assistant wordt veel verwacht. Ik denk dat het vak van assistant daarom zeker voor een starter fantastische kansen en mogelijkheden biedt. Je bent vaak werkzaam voor de directie of manager van de grootste organisaties van Nederland, bent betrokken bij organisatie brede (strategische) projecten als bijvoorbeeld finance, hr, en marketing en je moet altijd presteren. Dat heeft een zeer positief effect op je ontwikkeling en leercurve.'

Bron: Financieel Dagblad, november 2015

Ga naar Secretarieel.info